Políticas de Privacidad y datos personales

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, expide la siguiente política que contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa, la cual será informada a tos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades, comerciales o laborales. De esta manera, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de la empresa, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Así como a sus empleados y terceros contratistas a observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la empresa respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma.

  • IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. 

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  es una empresa dedicada a la actividad 
DOMICILIO Y DIRECCION: En el municipio de la Estrella, ubicada en la carrera 50 # 97bsur121
CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@estradahermanos.com
TELEFÓNO: 6050729

  • MARCO LEGAL 

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional 

  • ÁMBITO DE APLICACIÓN Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta política de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de    que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

  • OBJETO

Mediante la presente política se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.
Las reglas contenidas en esta política se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

  • DESTINATARIOS

La presente política se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

    • Representante legal: Será el Gerente de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. según periodo de vigencia.
    • Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
    • Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
    • Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
    • Las demás personas que establezca la ley.

 

  • DEFINICIONES 

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.


Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  
Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Dato personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
Fuentes accesibles al público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, Siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación
Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable
Procedimiento de análisis y creación de información: Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
Propietario de la base de datos: En los procesos de negocios de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control. 
Responsable del tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.


Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales: Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente:  "El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes"
 

  • PRINCIPIOS 

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  aplicará de manera armónica e integral los principios consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes:

    • Consentimiento informado o principio de libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

    • Legalidad en materia de Tratamiento de datos.

El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables al tema. 

    • Finalidad.

La actividad del tratamiento de datos personales que realice FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales. 


    • Calidad o veracidad del dato

Los datos de carácter personal recolectados por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

    • Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

    • Pertinencia del dato.

Los datos personales que recabe FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. Deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

    • Acceso y circulación restringida.  

Los datos personales que recolecte o trate FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.
 

    • Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. 

    • Seguridad del dato.

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 

    • Confidencialidad.

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y todas las personas que intervengan en el


tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
 

    • Deber de información.

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la sociedad, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

    • Protección especial de datos sensibles.

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o comercial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

  • DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales: 

    • Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

    • Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

    • Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

    • Derecho de cancelación.

                                                      

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

    • Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

    • Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. El representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.

    • Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. conforme a la ley 1581 de 2012.

    • Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a
otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos: Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por: 

                                                      

    • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.
    • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 
    • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. 

 

  • Derechos de los niños y adolescentes 

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: 
Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    • Datos de naturaleza pública; 
    • Casos de urgencia médica o sanitaria; 
    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.   

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente política.  

  • DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

Deberes para el responsable del tratamiento.
Cuando FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

    • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
    • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
    • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.
    • Adoptar procedimientos internos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. cumple con esta obligación a través de la adopción de esta política.
    • Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRÁMITE" en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
    • Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓ NN SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSIÓ N JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
    • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
    • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  
Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a la base de datos que contengan datos personales.

    • Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
    • Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta política por parte de los destinatarios de la misma.
    • Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
    • Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
    • Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
    • Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
    • Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal

 
Deberes de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. como responsable y encargada 

    • Utilizar los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales. 
    • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. 
    • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
    • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
    • Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. 
    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. 
    • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. 
    • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. 
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. 

Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. O velar por el uso adecuado de los datos personales de


                                                      

los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos. 

    • Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRÁMITE" en la forma en que se regula en la ley. 
    • Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓ N SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSIÓ N JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 
    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
    • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

 

  • PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN.

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. adopta el siguiente procedimiento:
Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. garantiza: 

      • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. 
      • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad. 
      • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. 
      • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 
      • Las consultas podrán formularse al correo protecciondedatos@estradahermanos.com

 
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto


incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. el cual será tramitado bajo los siguientes lineamientos: 

  • El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. al correo electrónico protecciondedatos@estradahermanos.com o mediante comunicación escrita dirigida al representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRÁMITE" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Petición de actualización y/o rectificación:  FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

  • El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico protecciondedatos@estradahermanos.com  o en medio físico dirigido al representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. 
  • FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web. 

Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 

    • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
    • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. 

                                                      

    • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o

tratamientos realizados por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando: 

    • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

 

  • REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. 
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de la empresa.
El registro central de bases de datos personales permitirá:

    • Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. A cada base se le asignará un número de registro.
    • La inscripción de las bases de datos personales indicará:  (i)     El tipo de dato personal que contiene;
      • La finalidad y uso previsto de la base de datos;
      • Identificación de la persona que en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.

hace el tratamiento de la base de datos;

      • Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos;

                                                      

      • Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene;
      • Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.
      • El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos;
      • La        condición          de        FUNDICIÓN     ESTRADA        HERMANOS    S.A.S.   como

RESPONSABLE del tratamiento de las bases de datos; 

      • Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; 
      • Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento;
      • La persona responsable de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. custodio

de la base de datos;

      • Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
    • De manera trimestral se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
    • La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. serán documentados en este registro central.
    • El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
    • La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para hacer efectiva la cancelación.

 

  • TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
➢ Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral: FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se conozcan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.


Una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
Cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta política. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación laboral: FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por el representante legal.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al representante legal evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.
Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.


  • Tratamiento de datos personales de proveedores:

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  solo pedirá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. Recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta política. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

  • Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados y asociados de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta política, así como las medidas de seguridad que le indique FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

  • Tratamiento de datos de los clientes.

Requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: 
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. 

    • Casos de urgencia médica o sanitaria.

                                                      

    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
    • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas Manifestación de la autorización a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

 

    • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. S.A.S.
    • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 
    • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
    • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. 

Medios para otorgar la autorización FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, correo electrónico, página Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 
Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios de mercadeo entre otros. En este último caso, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

  • Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, el representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. que desarrolle los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

  • AVISO DE PRIVACIDAD 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información: 

    • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. 
    • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.  c. Los derechos del titular 
    • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. 
    • El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles 

 

  • GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que


                                                                                                Paginas:         

permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. 

  • PROHIBICIONES.

En desarrollo de esta política de seguridad de la información personal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S.  
El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados y/o representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la empresa y/u otras normas expedidas por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. procederá a eliminarlos de manera segura.
FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. prohíbe a los destinatarios de esta política cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. según el caso.
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FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. solamente procederá el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia

  • TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. cuando:

    • El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
    • La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. como responsable y/o encargado del tratamiento.
    • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
    • Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
    • Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.
Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta política, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales. Corresponderá al representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta política. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

  • ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de FUNDICIÓN
ESTRADA      HERMANOS     S.A.S.      está     en     cabeza     del      asistente     de      gerencia
(proteccióndedatos@estradahermanos.com) en consecuencia, deberá manejar los procesos de
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negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente política, dada su condición de custodio de la información personal que está contenida en los sistemas de información de FUNDICIÓNE ESTRADA HERMANOS
En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá al representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

  • TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales que efectúa FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

  • MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

  • PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. comunica a los destinatarios de esta política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales: “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones:
“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.


                                                      

“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.”
La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata al representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.
Consecuencia de los riesgos que asume FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta política por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

  • ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

  • RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTE POLÍTICA.

Esta política de protección de datos personales es para uso exclusivo de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores, así como por razones de seguridad de la información.
Esta política ha sido actualizada por el representante legal de FUNDICIÓN ESTRADA HERMANOS S.A.S. el día 18 de enero de dos veintidós (2022).


Representante Legal